De nos jours, il existe un large choix d’outils utiles pour faciliter le travail d’une assistante administrative indépendante. Que ce soit dans le cadre de ma gestion de mon entreprise ou pour collaborer de façon efficace avec mes clients.

Je vous ai donc préparé la liste des 14 outils indispensables à l’exercice de mon métier. 

L’organisation 

Avant tout, vous allez remarquer dans cet article de blog, que j’utilise parfois plusieurs outils « similaires » pour une même tâche. La raison est simple.

Collaborer et travailler pour mes client.e.s m’obligent à une certaine adaptabilité. Même s’il est possible de conseiller mes client.e.s sur les outils les mieux adaptés à leurs besoins, il est nécessaire que j’adopte leur propre système d’organisation quand les processus sont déjà posés. Donc leur propre outil. 

Pour commencer, il est important pour être efficace et productive de prendre en main un système d’organisation. C’est pour cela que ce partage débute par mes outils d’organisation. 

NOTION est mon QG pour organiser ma création de contenu.

LASTPASS est un gestionnaire de mots de passe qui permet de stocker les identifiants de connexion de l’entreprise. Cela évite les problèmes de sécurité liés à la réutilisation de mots de passe et facilite l’accès aux comptes de l’entreprise. La sécurité d’abord. Mots de passe en acier, rien ne passe 🔐.

TRELLO est un outil de gestion de projet en ligne qui permet de visualiser les tâches à accomplir et leur progression en temps réel. Cela permet de mieux organiser les projets et de travailler plus efficacement en équipe 🤝.

GOOGLE DRIVE est un système de stockage et de partage de fichiers en ligne. C’est un outil que j’utilise quotidiennement avec mes client.e.s pour échanger des documents et créer un archivage sécurisé. 

C’est également une suite d’outils de productivité en ligne qui comprend Google Docs, Google Sheets et Google Slides. 

CALENDLY pour gérer mes rendez-vous.

CLOCKIFY pour gérer mon temps sur chacune des tâches à réaliser. 

La communication 

Évidemment, pour travailler de façon proactive, il est nécessaire d’avoir un ou des canaux de communication précis avec chaque client.

Il est nécessaire au démarrage de chaque collaboration clients d’établir les outils de communication utilisés. 

WHAT’S APP est une application gratuite de messagerie sur téléphone. Il me simplifie mes échanges en envoyant de rapides vocaux ou messages à mes client.e.s.

DISCORD est un logiciel gratuit qui permet de créer des canaux de discussion différents. C’est l’outil idéal pour des groupes de formation par exemple ou une équipe. En effet, il est possible de créer différents « salons de discussion ».

GOOGLE MEET pour les réunions en visioconférence.

Les réseaux sociaux 

Pour tout ce qui est réseaux sociaux, je ne vous surprendrai pas en vous citant LinkedIn, Instagram et Facebook. 

Côté stratégie de contenu, j’utilise : 

BUSINESS META pour programmer les posts.

CANVA pour créer de jolis visuels sur Instagram ou pour des e-books, PDF par exemple.

GOOGLE FORMS pour la création de questionnaire pour notamment le rendez-vous découverte et la satisfaction client.

La gestion de l’administratif de l’entreprise

Enfin, je finis cet article et ce listing par mes outils administratifs et financiers. Il est important sur ce point de choisir des outils sérieux et qui répondent complètement à vos besoins.

ONE DRIVE même principe que Google Drive. Cependant, je préfère utiliser un autre drive pour ma gestion administrative. 

ABBY est un outil de gestion freelance. Facturation, suivi de temps, gestion de projet. J’ai quitté Henrri pour Abby.

Voici un bel aperçu de ma boîte à outils d’assistante administrative indépendante.

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