Je te le dis en toute transparence : sans Trello et Clockify, je serais probablement en train de courir après mes tâches et mes heures chaque semaine. Ces deux outils sont devenus mes meilleurs alliés pour garder le cap dans mon activité d’assistante indépendante. Aujourd’hui, je te partage comment je les utilise pour rester zen (ou presque 😅).
Petit aparté : j’ai utilisé Notion au début, que je trouve excellent pour structurer des bases de données ou centraliser l’info. Mais certains de mes clients le trouvaient trop complexe ou peu intuitif. J’ai donc opté pour des outils plus accessibles, tout aussi puissants.
Trello : mon cerveau visuel
Trello, c’est mon outil chouchou pour organiser mes missions client. Il fonctionne comme un tableau Kanban avec des listes et des cartes. Visuellement, c’est super clair, et tu peux tout adapter selon ton mode de fonctionnement.
Comment je l’utilise :
- Un tableau par client
- Des listes « À faire », « En cours », « En attente client » et « Terminé »
- Des checklists dans les cartes pour ne rien oublier
- Des dates limites pour garder le rythme
J’invite souvent mes clients sur leur tableau pour qu’ils puissent suivre l’avancement en direct. C’est pro, transparent et rassurant pour eux !
Mon astuce : commence simple. Inutile de créer 15 listes au départ. Ajuste ton tableau en fonction de ton usage réel.
Clockify : mon allié pour facturer sans stress
Clockify, c’est mon chrono magique. Il me permet de suivre le temps que je passe sur chaque mission, de façon hyper précise. Et crois-moi, c’est indispensable quand tu factures à l’heure !
Comment je m’en sers :
- Un projet par client
- Des entrées de temps par tâche (avec une courte description)
- Export des temps en fin de mois pour préparer mes factures
Clockify m’a déjà permis de retrouver des heures que j’avais oublié de noter en manuel. Autant dire qu’il rentabilise très vite son usage !
Mon conseil : active le minuteur pour les longues tâches, et remplis manuellement les petites interventions de quelques minutes. Tu auras une vision complète de ta journée.
Deux outils, une même mission : me simplifier la vie !
Trello et Clockify ne font pas tout à ta place, mais ils t’aident à y voir clair. Avec eux, je gagne du temps, je garde le contrôle, et surtout, je me sens beaucoup plus sereine.
Alors si tu es en train de poser les bases de ton activité d’assistante indépendante, ces deux outils pourraient bien devenir tes meilleurs partenaires. Teste-les, approprie-les-toi, et adapte-les à ton style de travail. Tu verras, ça change tout !