CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Les conditions générales de vente présentes les droits et obligations de S.E. ASSISTANTE INDÉPENDANTE spécialisé dans l’assistanat administratif, 37 Avenue Charles de Gaulle, appartement 7 Résidence Simone Veil, 62217 TILLOY-LES-MOFFLAINES, 949 265 086 00015, représentée par Sarah EMERY ci-après désigné par le terme le « PRESTATAIRE » ou par sa dénomination d’une part, et toute personne physique ou morale, agissant dans le cadre d’une activité professionnelle ci-après désigné par le terme le « CLIENT« . 

Article 1 : Objet

Les présentes conditions visent à définir les relations contractuelles entre le PRESTATAIRE et le CLIENT, ainsi que les conditions applicables à une demande.

Elles sont remises à chaque CLIENT et sont disponibles sur le site internet à l’adresse suivante : https://www.se-assistanteindependante.fr ou sur simple demande écrite. En conséquence, toute demande de la part du CLIENT implique une totale adhésion à celles-ci. 

Les présentes conditions générales de vente pourront être complétées, si besoin est, par des conditions particulières, qui dans ce cas seront annexées. 

Article 2 : L’acceptation des conditions générales de vente

Avant toute commande, le CLIENT déclare avoir pris connaissance des conditions générales de vente et s’appliquent dès l’acceptation et la signature par le CLIENT du devis gratuit. Elles seront mises à disposition du CLIENT au dos du devis.

Article 3 : Engagement

Le PRESTATAIRE engage son savoir-faire et son professionnalisme à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées, ainsi qu’à respecter les délais convenus avec le CLIENT lors de la prise de commande. 

Le PRESTATAIRE mettra en œuvre tous les moyens nécessaires mis à sa disposition pour prendre soin et préserver les fichiers informatiques et autres documents qui lui seront confiés par le CLIENT pour la réalisation de la prestation commandée.

Toutefois, compte tenu des risques de dommage ou de détérioration encourus par ce type de support, il appartiendra au CLIENT de s’en prémunir par tous les moyens à sa convenance, qui décharge en conséquence le PRESTATAIRE de toute responsabilité.

À compter de la remise des documents livrés par le PRESTATAIRE, le CLIENT sera responsable de l’utilisation, de l’exploitation et de la diffusion du contenu qui y est présenté. Il décharge en conséquence le PRESTATAIRE de toute responsabilité. 

Le CLIENT s’engage à mettre à la disposition du PRESTATAIRE tous les éléments (ceux-ci doivent être de bonne qualité et fournis sur des supports valides) nécessaires à l’accomplissement de la mission définie.

Tout retard ou omission de la part du CLIENT pourra entrainer soit une révision de la date de livraison, soit une annulation de commande. 

Article 4 : Lieux 

Les prestations de service sont réalisées soit dans les locaux du CLIENT soit au domicile du PRESTATAIRE en télétravail après accord de chacun. 

L’activité du PRESTATAIRE n’implique l’accueil de clientèle à son domicile. 

Article 5 : Travail à distance (télétravail)

Le PRESTATAIRE s’organise pour le travail à distance.

Les prestations devront s’inclure dans une démarche de travail partagé sur plateforme permettant l’accès à distance des données (Google drive par exemple, ou toute autre plateforme du client), ou renvoyé par mail ou par courrier. 

Dans l’hypothèse d’une prestation réalisée à distance, le PRESTATAIRE s’engage à répondre à tout appel du CLIENT dans le cadre de ladit prestation.

Une charte du télétravail sera transmise au CLIENT. Elle fixera les conditions d’exécution du télétravail du PRESTATAIRE

Article 6 : Nature des prestations

Le PRESTATAIRE propose aux professionnels des prestations ponctuelles ou régulières, de gestion administrative (gestion des mails, gestion du planning…,), de gestion commerciale (édition de devis et factures…,) et de préparation de la comptabilité (vérification que chaque opération bancaire à son justificatif.

Article 7 : Devis et commande 

Chaque commande aura, au préalable, fait l’objet d’un devis gratuit, établi par le PRESTATAIRE sur la base des informations communiquées par le CLIENT lors du rendez-vous découverte et indiquant le détail de la prestation à effectuer. 

Ce devis précisera les coordonnées du CLIENT, le détail des prestations, le détail des outils et services nécessaires (internet) ainsi que le coût total de l’intervention.

La commande est confirmée par la signature du devis (incluant les Conditions Générale de Vente), non modifié, opposé avec la mention « Bon pour accord » et le cachet du CLIENT par voie électronique avec l’expression de son consentement et le versement par virement bancaire de l’acompte de 30 %.

À défaut de réception de l’acception du devis, le PRESTATAIRE se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

À défaut de confirmation de sa commande selon les modalités définies ci-dessus dans un délai de 30 jours (trente jours) à compter de la date d’envoi du devis, ce dernier sera réputé caduc. 

Article 8 : Acompte

Toute première commande sera soumise d’acompte de 30 %. Dans ce cas, l’exécution des prestations ne commencera qu’après encaissement de celui-ci. 

Article 9 : Tarifs 

Les tarifs des prestations sont ceux en vigueur au moment de la prise de commande par le CLIENT. Les tarifs pratiqués par le PRESTATAIRE sont indiqués en Euros. Agissant en qualité d’auto-entrepreneur, la TVA est non applicable (article 293B du CGI).

Le tarif détaillé est disponible sur simple demande. Le PRESTATAIRE se réserve la possibilité de modifier ses prix à tout moment pour l’avenir. 

Les services aux entreprises sont négociés de gré à gré et leur tarif final pourra varier en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations, soit en faveur du CLIENT, soit en faveur du PRESTATAIRE.

Ainsi, les tarifs indiqués sur les supports de communication du PRESTATAIRE sont donnés à titre indicatif et ne remplacent nullement un devis personnalisé en bonne et due forme. 

Le PRESTATAIRE intervient en présentiel uniquement à ARRAS et 15 KM aux alentours. Les frais kilométriques sont facturés en fonction du Barème 2023 applicable aux automobiles (0,636 €* x d). 

Exemple: 

Le CLIENT est situé à 10 km de Tilloy-les-Mofflaines donc 20 KM A/R. Le PRESTATAIRE doit intervenir en tant qu’assistante administrative indépendante dans l’entreprise du CLIENT

Le calcul est le suivant : 

20 km x 0,636 € = 12,72 €
À cela s’ajoute le temps d’intervention sur place.

À plus de 15 KM, le PRESTATAIRE interviendra en distanciel.

Si le CLIENT est situé dans le ventre-ville d’ARRAS, le déplacement se fera en transport en commun (bus). 

Le calcul est le suivant : 

1 AR = 1,20 €
5 AR x 1,20 € = 6 €

Article 10 : Majorations et frais supplémentaires 

Le PRESTATAIRE se réserve la possibilité, après en avoir informé le CLIENT, de majorer les tarifs de prestations et/ou de ne pas respecter les délais de livraison figurant sur la confirmation de commandé initial du CLIENT, et ce, notamment dans les cas suivants :

  • La modification ou l’ajout de documents supplémentaires par le CLIENT postérieurement à l’établissement du devis par le PRESTATAIRE ; auquel cas, le PRESTATAIRE se réserve le droit d’ajuster le tarif en fonction du volume de travail supplémentaire constaté ou demandé ;  
  • Toute demande de prestations par le CLIENT à réaliser dans l’urgence sera majorée sur la base du barème applicable : 
    • Le soir après 18 heures ou en urgence dans la journée (délai de prévenance de moins de 24 heures) : Prix unitaire + 20 %
    • Les samedis et jours fériés : Prix unitaire + 50 %

En cas d’indisponibilité, le PRESTATAIRE se réserve le droit de refuser toute demande de prestations par le CLIENT à réaliser dans l’urgence. 

À défaut d’accord express du CLIENT sur ces nouvelles conditions de livraison ou bien de facturation, le PRESTATAIRE se réserve le droit de ne pas débuter sa prestation.

Sauf accord contraire indiqué sur le devis, les frais encourus pour la réalisation de la prestation (déplacements, envoi de courrier express, etc) sont à la charge du CLIENT

Article 11 : Modalités de paiement

Le PRESTATAIRE établit la facture mensuellement à partir du 20 de chaque mois pour les interventions permanentes ou à chaque fin d’intervention ponctuelle. 

La facture est dématérialisée et envoyée par email.

Un acompte de 30 % sera demandé à la signature du devis avant le démarrage de la mission et sera clairement mentionné sur celui-ci.

Le solde devra être payé par le CLIENT dès la fin de l’intervention au plus tard dans les 7 jours après la date de facturation.

Toute réclamation relative à une facture devra être transmise par écrit, au siège social du PRESTATAIRE huit jours ouvrés après sa réception. 

À défaut, le CLIENT ne pourra plus contester cette facture. Le paiement pourra être effectué par : virement bancaire (un RIB vous sera transmis). 

Article 12 : Programme promotionnel 

  • « Welcome »: Offre de bienvenue de 10 % accordée à tout nouveau client sur sa première facture.
  • Offre de parrainage
    • Pour vous -5 % à valoir votre prochaine facture pour tout parrainage
    • Pour votre filleul : -5 % à valoir sur sa première facture d’un minimum de 100 € + 2 heures offertes. 

Article 13 : Pénalités de retard

En cas de défaut de paiement d’une facture à l’échéance, une pénalité de retard égale au taux d’intérêt légal majoré ainsi qu’une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l’article L441-6 et D441-6 du code de commerce, est exigible sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire. 

Cette pénalité, calculée sur le montant net de la somme restant due, court de plein droit suivant la date de règlement portée sur la facture, tout comme l’indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros. 

En cas de recouvrement judiciaire, le CLIENT supportera tous les frais de mise en demeure et de contentieux, ainsi que la facturation, à titre de clause pénale, d’une somme égale à 20% du montant total de la commande passée par le CLIENT, avec un minimum forfaitaire de trentre euros par dossier, et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts ou indemnités que le PRESTATAIRE pourrait réclamer. 

En outre, en cas de non-paiement de la facture à la date fixée par celle-ci, le PRESTATAIRE aura de plein droit la faculté de suspendre ou d’annuler la fourniture de prestations de services demandées par le CLIENT, de suspendre l’éxécution de ses obligations, de diminuer ou d’annuler les éventuelles remises accordées au CLIENT

Article 14 : Contrat de prestrations de services 

En fonction de la compléxité, de la durée, ou simplement à la demande d’une des deux parties, le PRESTATAIRE fournira un contrat de prestations de services au CLIENT précisant le type de prestations demandées, les conditions de règlement et d’organisation. 

Ce contrat servira de socle aux prestations futures éventuellement envisagées et sera: 

    • Soit reconduit par tacite reconduction s’il s’agit d’une mission à long terme,
    • Soit modifié aussi souvent que nécessaire (changement de tâche, d’activité).

Si l’une des stipulations du contrat était annulée, cette nullité n’entraînerait pas la nullité des autres stipulations qui demeureront en vigueur entre les parties.

Toute modification contractuelle n’est valable qu’après un accord écrit et signé des parties. Un contrat de prestation pourra être résilié de plein droit sans préavis, par l’une ou l’autre des parties (client ou société). 

Article 15  : La réglementation professionnelle

  • 15.1. L’exercice illégal de la comptabilité

En vertu de l’article 20 de l’ordonnance 45-2139 du 19 septembre 1945, il y a exercice illégal dès qu’une personne physique ou morale non inscrite au Tableau de l’Ordre des experts-comptables effectue, en toute indépendance, pour le compte de tiers, les travaux appartenant aux prérogatives d’exercice des personnes inscrites au Tableau de l’ordre.

L’exercice illégal de la profession d’expert-comptable constitue un délit. 

En cas d’infraction, et dès lors qu’il y a imputation comptable, l’assistante ou la secrétaire risque d’être poursuivie pour exercice illégal de la profession d’expert-comptable.

Ce délit est passible d’une peine d’emprisonnement d’un an et d’une amende (voir les articles 433-17 et 433-25 du Code Pénal). En conséquence, le PRESTATAIRE ne peut faire de la saisie comptable qu’à la demande d’un comptable et sous sa responsabilité. 

Les déclarations de TVA, de cotisations Urssaf, les rapprochements bancaires et les lettrages, les imputations comptables doivent donc être exclusivement réalisées par un expert-comptable. 

Le PRESTATAIRE ne peut effectuer que de la « préparation de comptabilité », soit les tâches suivantes purement administratives: 

– Centralisation, tri et classement des justificatifs qui sont transmis au cabinet comptable;
– Transfert des factures clients et fournisseurs au comptable (qui réalisera la déclaration de TVA);
– Récupération des factures manquantes sur les différents comptes du CLIENT;
– Suivi des variables de paie, absences et présences, des congés payés des salariés et envoi au service social du comptable.

Le seul cas où la secrétaire indépendante peut effectuer des tâches comptables est celui de la sous-traitance directe pour un expert-comptable.

En effet, un lien juridique existe alors entre l’assistante indépendante et cet expert-comptable. Il place l’assistante indépendante sous sa responsabilité et sa supervision, et sera seul garant de la certification des comptes. 

  • 15.2. L’exercice illégal du droit

La rédaction (et non la frappe) de contrats de travail et commerciaux, de statuts juridiques, de lettres de mise en demeure requièrent des compétences juridiques et relèvent donc d’un avocat. A fortiori, prodiguer des conseils juridiques est également illégal et relèbe de l’usurpation de titre d’avocat.

L’exercice du droit est strictement réglémenté entre autres par l’article 74 de la loi n°71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, qui mentionne « Quiconque aura fait usage, sans remplir les conditions exigées pour le porter, d’un titre tendant à créer dans l’esprit du public, une confusion avec le titre et la profession réglementés par la présente loi sera puni des peines seront applicables à celui qui aura fait usage du titre de conseil juridique ou d’un titre équivalent pouvant prêter à confusion, sous réserve des dispositions du quatrième et du cinquième alinéas du paragraphe I de l’article 1er et du troisième alinéa de l’article 95 de la présente loi ».

  • 15.3. Le salariat déguisé

Réaliser des missions très régulières pour un même client, portant sur des tâches récurrentes pouvant être exécutées par un salarié et ne faisant donc pas appel à l’expertise ponctuelle et spécifique d’une assistante indépendante, peut être assimilé à du salariat déguisé. 

En effet, le PRESTATAIRE doit exercer son activité professionnelle en toute indépendance, en étant responsable de ses actes. Il faut donc qu’il soit libre d’organiser son travail à sa convenance, de choisir ses clients, ses fournisseurs, ses sous-traitants, de fixer ses prix.. et cela sans contrainte. 

Si le PRESTATAIRE se trouve dans une situation de subordination juridique vis-à-vis d’un ou de plusieurs clients, sa relation professionnelle pourra être requalifée par l’Urssaf de  » faux indépendant » et donc en contrat de travail.

Le CLIENT peut alors être passible d’une amende de 225 000€ pour délit de travail dissimulé ou abus de vulnérabilité. Il devra également payer les salaires, heures supplémentaires, primes, congés, indemnités de toute nature correspondant à un poste de salarié équivalent, et ce, depuis le début avéré de la relation de travail, ainsi que les cotisations sociales du régime général pour toute la durée de la relation contractuelle. 

Article 16 : Droit de rétractation et annulation

Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de 7 jours suivant la date du devis signé, uniquement sil est prévu un début d’exécution de la prestation postérieur à ce délai de sept jours. Il ne sera alors facturé au CLIENT aucun frais. 

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation, qu’elle qu’en soit la cause, le CLIENT s’engage à régler la totalité de la prestation effectuée. 

Cette annulation doit être confirmée par le CLIENT au PRESTATAIRE par écrit. Dans l’hypothèse où le PRESTATAIRE ne serait plus en mesure d’assurer la misison pour une cause réelle et sérieuse (accident, maladie grave…), la résiliation du présent contrat interviendra de plein droit après notification par lettre recommandée, en respectant un préavis de sept jours. 

Article 17 : Confidentialité

Le PRESTATAIRE s’engage à respecter la confidentialité des informations portées à sa connaissance avant, pendant et après la réalisation de sa prestation. Les originaux sont retournés au CLIENT sur simple demande. 

La responsabilité du PRESTATAIRE ne peut être engagée en raison d’une interception, d’un détournement des informations lors du transfert des données, notamment par internet. 

Par conséquent, il appartient au CLIENT d’informer, préalablement ou lors de la commande, le PRESTATAIRE des oyens de transfert qu’il souhaite voir mis en oeuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible si les moyens proposés par le PRESTATAIRE ne lui conviennent pas. 

Article 18 : Données RGPD

En conformité avec le règlement n°2016/679, dit Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) et à l’article 40 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, le CLIENT disposera d’un droit de rectification, de modification et de suppression des données qu’il aura communiqué au PRESTATAIRE

Le PRESTATAIRE respecte la vie privée de ses CLIENT et s’engage à ce que la collecte et le traitement automatisé de leurs données ayant pour finalité l’amélioration de la prestation, la fourniture de ces derniers, la prospection commerciale, la gestion des commandes, des contrats et des litiges soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi informatique et libertés dans sa dernière version. 

Toute demande d’exervice peut être adressée par mail à l’adresse suivante: sarahemeryassistante@gmail.com. Toute personne concernée par un traitement dispose d’un droit de réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Pour plus d’information sur les traitements automatisés de données et les modalités d’exercice de ses droits, tout utilisateur peut consulter la politique de confidentialité accessible à tout moment sur le site internet et les mentions d’informations sur les cookies utilisés par le PRESTATAIRE

Article 19 : Propriété intellectuelle

Le CLIENT garantit que l’éxécution de la prestation ne sera pas constitutive d’une contrefaçon ou d’une violation des droits d’un tiers. Le CLIENT déclare qu’il dispose notamment ds droits et licences pour les images, logos, dessins… qui seront utilisés pour la réalisation de la prestation. 

Article 20 : Référencement

Le CLIENT accepte que le PRESTATAIRE puisse faire figurer parmi ses références les travaux accomplis dans le cadre de la présente prestation. 

Article 21 : Compétence et droit français

Pour toutes les contestations relatives à la clause de conciliation préalable et toutes les questions relatives aux présentes conditions, seul sera compétent le Tribunal de Commerce d’Arras, qui appliquera la loi française. 

Qui est Sarah EMERY ?

Je m’appelle Sarah EMERY et je suis passionnée par mon métier d’assistante administrative que j’exerce depuis 10 ans. J’ai toujours à cœur d’apprendre et de bien faire.

Sarah EMERY

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